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書類整理のコツ

順番能力

書類整理は、経理の仕事をしていく上で重要なスキルです。
書類整理については特に資格などがあるわけではないのですが、個々人の仕事の能力をはかるための重要な項目になります。

仕事が早い人、仕事ができる人は総じてこの書類整理が大変にうまいという特徴もあり、いかに自分流の書類整理方法を身に着けることができるかどうかが、業務に携わる時間の長さを決めます。

書類整理のコツは、まず優先順位や使用頻度の高いものと、
保存をしておくべきものとの区別をきちんと行うということです。

机の上が汚くなりがちな人の傾向としては、
受け取った書類を目を通さないうちに次々に積み上げてそのままにしておくため、
どこにどの書類があるかがしまいに把握できなくなってしまうというところがあります。

どこまでが目を通した分で、
どこからがまだ読んでいないものかということがわからないと、
きちんと伝達がされているかどうかも周囲の人が把握できずに
取次や代行をすることができなくなったりします。

またファイルを使うという方法も便利なのですが、
ただ単に書類の置き場所として使うのであるとかえって混乱を招く原因になったりします。

書類の種類を把握する

手元の書類をとりあえず机の上に積んでおかないためにファイルするようにしたとしても、
その書類を分類せずに挟み込んでいくだけでは
いざ必要になったときにどこにあるかがすぐにわからなくなってしまいます。

最初は色分けなどをしていたはずのものも、
結局基本的な書類整理をせずに挟み込むだけでは
机上に積んでいくのとほぼかわりはありません。
大切なのはその書類が、

・返信が必要なものであるかどうか
・優先度が高いことが書いてあるかどうか
・保存をしておくべきものであるかどうか

などを判断してそれぞれに分類していくようにすることです。

ありがちなのが、届いた書類を顧客別や地域別に振り分けてしまうということです。
同じ顧客や地域からの書類であっても、内容の優先度はそれぞれ違いますし、
そのような分類では顧客Aと顧客Bのどちらの業務を先にするべきかが
頭の中ではっきりわかりません。

自分の記憶力に自信のある人などは
「いちいち整理をするよりも頭のなかで考えた方が早い」
とばかりに書類の整理を怠ったりもしますが、
それでは例え自分ひとりが把握できていたとしても、
周りのサポートが全くできないようになってしまいます。

忙しい業務を少しでも楽にしていくためには、
この書類整理が仕事に求められるとても重要なことになります。

印鑑

印鑑の取り扱い

印鑑の使い分け

経理の業務の中には、毎日の計算業務の他にも
総務としての書類管理や物品管理が含まれていることがよくあります。
私の以前の勤務先の企業は規模が大きなところであったこともあり、
経理業務として与えられてきたのはルーチン的な計算業務がほとんどでした。

忙しい時期にヘルプをすることも時々はありましたが、
基本的には自分たちの課にある業務のみを行うように組織が組まれており、
他の課でどのようなことが行われているかについては、
自分から調べに行かない限り、
よくわからないということがほとんであったように思います。

新しい職場は中堅企業であり、
管理業務を行う課は比較的流動的に職務を行うようになっています。
そこで改めて知ることになったのが、会社にかかわる印鑑についての取り扱いです。
印鑑は企業活動において欠かせないものであり、
いくつかの種類を捺印する書類の重要度によって使い分けをしていくことになります。

会社にとって最も重要度の高い印鑑は、
「実印」と呼ばれる登記時に登録しておく印鑑です。
法人として登記する場合には必ず法務局に代表者の印鑑を登録しておき、
公的な申し込みや許可を受けるなど重要な提出書類には
必ずこの登録印を使って書類の正当性を証明します。

企業活動における印鑑は、会社印と代表者印とがあり、
一社につき一人分の代表者の印鑑を登録することになっています。

書類と確認

印鑑制度は日本独特のしくみですが、
歴史が長い分その印鑑が使われる場面は多岐にわたっています。

実印が使われるのは正式な契約書や提出書類など重要な場面のみで、
通常の場面においては違う印鑑が使われることもあります。

重要度の低めの印鑑としては、
認印と呼ばれる登録をしていないけれども日常的に使う印鑑があります。
認印は社内の閲覧書類など、簡単なチェック・確認のときなどに使われます。

経理の仕事をしている時からよく使っていたのが、
訂正印としての小さいサイズの印鑑です。
帳簿作成をするときには、
手書きで計算をしたり書類を作成したりすることもよくあるので、
複数の人で回しながらチェックをするときに、
間違いを見つけたら自分の名前のかかれた印鑑を押すことで訂正をしていきます。

今の職場では、それら重要度がさまざまな印鑑が
同じ課の上司の手元に一気にあつめられています。
印鑑を預かる上司はかなりベテランの信用の厚い社員さんなのですが、
あまりにも一箇所に集めて管理をされすぎているので時々ちょっと心配になります。

経理のプロってどんな人?

プロという地位

経理のプロってどんな人だと思いますか?

私の友達の話なんですが、数ヶ月前に数年勤めていた職場を退職して、
新しく別の企業の経理として勤務を始めた人がいました。
同じ経理の職種といってもそれまで勤務していたのは商社系であったのに対し、
新しい職場は建築系の事務所です。

それでも本人なりに頑張って、
一日も早く仕事に慣れるようにと日々努力をしてきたのだそうです。

それがある日普段通りに仕事をしていたところ、
営業の社員さん(女性・30代後半)の人から
ちょっとした経理処理についての質問を受けて、初めて経験することだったので、
「ちょっとよくわからないので、調べてから回答していいですか?」
と答えたんだそうです。

そうしたら、その営業の女性から言われたのが、
「え~?経理のプロとして採用されたのに、そんなこともわからないんですか?」
というセリフだったということ。

その友人は私の知り合いの中でもまじめな性格で、
かなり礼儀正しい人なので、内心ではかなりカチンときたものの、
「すいませ~ん」とか言ってごまかしたと言っていました。
(ちなみに、その友人は20代後半の女性、既婚の子供なしです)。

その話を聞いて、おなじ経理職として
やっぱり見下された感じがしてむっとしたんですが、その直後に感じたのが、
「でも、経理のプロと呼ばれる人ってどんな人なんだろう?」
ということでした。

プロの資格

プロっていうと、自分がやったお仕事に対してお金をもらう人のことなんで、
私も友人も広い意味では経理のプロといっても差し障りはないと思います。

でも世間一般的な「プロ」という言葉のイメージでは、
他の人とは全然違った専門的な知識を持ったすごい力を持った人という感じがしますよね。
そこで私なりに経理のプロと呼ばれる人はどんな人かを調べてみました。

まず、まっさきに経理のプロとされているのが、
「税理士」や「公認会計士」といった超難関資格を合格して、
独立したり事務所で責任の大きい会計業務を行う人のことのようです。

特に公認会計士は日本国内で行われている資格試験の中でも、
医師試験や司法試験に次いで難しいとされている合格率数パーセントの超難関です。

とてもじゃないですが、いくら経理のプロを目指すといっても、
三流大学出の私なんぞがおいそれと目指せるようなものじゃありません。

ですが、経理のプロといっても定義は曖昧で
その企業によって解釈はいろいろのようです。

自分なりに与えられた業務をきっちりこなせれば、
少なくとも自称「プロ」でも問題ないような気がしてきました。