順番能力
書類整理は、経理の仕事をしていく上で重要なスキルです。
書類整理については特に資格などがあるわけではないのですが、個々人の仕事の能力をはかるための重要な項目になります。
仕事が早い人、仕事ができる人は総じてこの書類整理が大変にうまいという特徴もあり、いかに自分流の書類整理方法を身に着けることができるかどうかが、業務に携わる時間の長さを決めます。
書類整理のコツは、まず優先順位や使用頻度の高いものと、
保存をしておくべきものとの区別をきちんと行うということです。
机の上が汚くなりがちな人の傾向としては、
受け取った書類を目を通さないうちに次々に積み上げてそのままにしておくため、
どこにどの書類があるかがしまいに把握できなくなってしまうというところがあります。
どこまでが目を通した分で、
どこからがまだ読んでいないものかということがわからないと、
きちんと伝達がされているかどうかも周囲の人が把握できずに
取次や代行をすることができなくなったりします。
またファイルを使うという方法も便利なのですが、
ただ単に書類の置き場所として使うのであるとかえって混乱を招く原因になったりします。
書類の種類を把握する
手元の書類をとりあえず机の上に積んでおかないためにファイルするようにしたとしても、
その書類を分類せずに挟み込んでいくだけでは
いざ必要になったときにどこにあるかがすぐにわからなくなってしまいます。
最初は色分けなどをしていたはずのものも、
結局基本的な書類整理をせずに挟み込むだけでは
机上に積んでいくのとほぼかわりはありません。
大切なのはその書類が、
・返信が必要なものであるかどうか
・優先度が高いことが書いてあるかどうか
・保存をしておくべきものであるかどうか
などを判断してそれぞれに分類していくようにすることです。
ありがちなのが、届いた書類を顧客別や地域別に振り分けてしまうということです。
同じ顧客や地域からの書類であっても、内容の優先度はそれぞれ違いますし、
そのような分類では顧客Aと顧客Bのどちらの業務を先にするべきかが
頭の中ではっきりわかりません。
自分の記憶力に自信のある人などは
「いちいち整理をするよりも頭のなかで考えた方が早い」
とばかりに書類の整理を怠ったりもしますが、
それでは例え自分ひとりが把握できていたとしても、
周りのサポートが全くできないようになってしまいます。
忙しい業務を少しでも楽にしていくためには、
この書類整理が仕事に求められるとても重要なことになります。